Робота є у трудовій книжці, але її не видно онлайн: що перевірити

Запис про роботу в паперовій трудовій книжці та інформація в електронному кабінеті можуть відрізнятися. Спершу визначте точні дати періоду й назву розділу, який переглядаєте. Відсутній запис у витягу з електронної трудової книжки ще не є рішенням про відмову врахувати стаж для пенсії.

Для роботи до 2004 року перевірте оцифрування

У роз’ясненні від 4 листопада 2026 року ПФУ нагадує: основним підтвердженням роботи до 1 січня 2004 року є трудова книжка. Якщо її немає або записи неповні, можуть знадобитися інші документи про відповідний період, наприклад довідки чи виписки з наказів.

Водночас старі періоди з’являються у витягу з електронної трудової книжки після оцифрування паперових документів. Тому спочатку з’ясуйте, чи передавали книжку на опрацювання. Якщо це робив роботодавець, попросіть номер і дату подання, а не лише усне підтвердження, що файли підготували.

Замовте витяг і звірте конкретний запис

За інструкцією ПФУ, на вебпорталі в розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно відкрити запит на електронні документи й вибрати «Витяг з ЕТК». Готовий результат перевіряють у «Моїх зверненнях». Збережіть файл із датою формування.

Покладіть поруч витяг і книжку. Для одного спірного періоду випишіть роботодавця, дати прийняття та звільнення, номери наказів і сторінку з відповідним записом. Якщо у витягу інші дати, зазначте обидва варіанти. Так легше відрізнити відсутній запис від неправильно перенесеної цифри.

Для роботи після 2004 року перевірте реєстрові дані

ПФУ пояснює, що після 1 січня 2004 року облік страхового стажу спирається на відомості реєстру та страхові внески. Коли період офіційної роботи не відображається, Фонд радить перевірити з роботодавцем правильність звітності й даних працівника.

Отже, повторне фотографування старої сторінки не завжди усуває проблему. Запитайте бухгалтерію саме про спірний місяць: чи є ви у звітності, які відомості подано та чи потребують вони виправлення. Якщо роботодавців було кілька, розділіть запитання за кожним із них.

Як сформулювати звернення до ПФУ

Зазначте період, назву підприємства, де саме немає інформації та які документи її підтверджують. Додайте відомості про попереднє подання книжки, якщо воно було. Просіть пояснити причину розбіжності та необхідний наступний крок.

Зберігайте оригінал книжки й отриману відповідь. Не робіть висновку про остаточну кількість стажу лише за одним екраном кабінету. Якщо вже є рішення про призначення пенсії, уточнюйте також, чи враховано конкретний період у цьому рішенні.

Джерела: роз’яснення ПФУ від 4 листопада та інструкція щодо витягу ЕТК від 29 вересня 2026 року. Перевірено 12 листопада 2026 року.

Для перевірки реєстрових відомостей також корисно розрізняти довідки ОК-5 та ОК-7. Їхні показники не слід автоматично прирівнювати до кожного запису електронної трудової книжки.